En contentieux civil, l'ouverture d'un dossier n'est jamais neutre : le client arrive parfois après avoir déjà laissé filer une partie du délai utile, et une pièce non demandée dès le premier rendez-vous peut manquer cruellement au moment de rédiger l'assignation. Voici la checklist à suivre pour ouvrir un dossier de contentieux civil dans de bonnes conditions.
Quelle est la toute première question à poser ?
⚠️ La question à ne jamais oublier : « Depuis quand connaissez-vous les faits à l'origine de ce litige ? ». Cette question, posée dès les premières minutes de l'entretien, permet d'évaluer immédiatement si le délai de prescription est encore ouvert — avant même d'entrer dans le détail du dossier.
Un client vient parfois consulter un avocat plusieurs mois, voire plusieurs années, après les faits. Reporter cette vérification à plus tard, une fois le dossier « bien engagé », fait courir un risque disproportionné par rapport au temps qu'elle demande.
Quelles autres vérifications effectuer avant d'accepter le dossier ?
| Vérification | Pourquoi |
|---|---|
| Conflit d'intérêts | Vérifier qu'aucun membre du cabinet n'a déjà conseillé la partie adverse, y compris sur un dossier antérieur sans lien apparent |
| Compétence de la juridiction envisagée | Éviter une saisine devant une juridiction incompétente, source de délai perdu |
| Solvabilité probable de la partie adverse | Anticiper la phase d'exécution, souvent négligée à l'ouverture |
| Existence d'une clause de médiation ou de conciliation préalable | Certaines procédures exigent une tentative amiable avant toute saisine du juge |
Quelles pièces rassembler dès le premier rendez-vous ?
1. Les pièces contractuelles ou à l'origine du litige
Contrat, facture, courrier de réclamation, mise en demeure déjà envoyée le cas échéant.
2. Les échanges avec la partie adverse
Correspondances, e-mails, éventuel constat déjà réalisé, qui permettent de reconstituer la chronologie du différend.
3. L'identité complète de la partie adverse
Nom, adresse ou dénomination sociale exacte : une erreur d'identification peut retarder ou fragiliser l'assignation.
4. Les éléments chiffrant le préjudice
Devis, factures de réparation, justificatifs de préjudice financier — même provisoires à ce stade.
Notre modèle de questionnaire d'ouverture de dossier propose une trame reprenant ces points, adaptable selon la nature du litige.
Faut-il envisager une tentative amiable avant l'assignation ?
Selon la nature et le montant du litige, une tentative de résolution amiable préalable (conciliation, médiation) peut être une condition de recevabilité de la demande devant certaines juridictions. Cette question doit être tranchée dès l'ouverture du dossier, pas au moment de rédiger l'assignation.
⚠️ Attention : saisir directement le juge sans respecter une tentative amiable préalable obligatoire peut exposer à une irrecevabilité de la demande. Vérifiez systématiquement le régime applicable à la juridiction et au montant du litige concerné avant toute assignation.
Cette vérification doit être documentée dans le dossier dès l'ouverture, même lorsque la conclusion est qu'aucune tentative préalable n'est requise. En cas de contestation ultérieure sur la recevabilité de l'action, pouvoir démontrer que le point a été examiné — et non simplement ignoré — renforce la position du cabinet. Le cas échéant, la proposition d'une médiation ou d'une conciliation peut également être présentée au client comme une option stratégique, indépendamment de toute obligation légale, lorsque les enjeux financiers ou relationnels du litige s'y prêtent.
Comment structurer le dossier numérique dès l'ouverture ?
Dès l'acceptation du dossier, la GED doit être organisée pour accueillir sans désordre les pièces qui vont s'accumuler au fil de la procédure : un sous-dossier pour les pièces d'origine, un pour les pièces de procédure (assignation, conclusions), un pour les pièces reçues de la partie adverse. L'échéancier doit recevoir, dès que possible, la date de prescription identifiée à la première question de l'entretien.
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Quelles erreurs éviter à l'ouverture d'un dossier contentieux ?
❌ Se fier à la version des faits du client sans vérification
Le récit initial du client omet parfois, involontairement, un échange ou un document qui change la date de départ du délai de prescription. Les pièces doivent être confrontées au récit, pas l'inverse.
❌ Négliger la solvabilité de la partie adverse
Engager une procédure longue et coûteuse contre une partie insolvable expose le client à un jugement inexécutable. Cette question mérite d'être posée dès l'ouverture, même sommairement.
❌ Oublier de vérifier une clause de conciliation préalable
Une clause contractuelle imposant une tentative de conciliation avant toute saisine du juge, si elle est ignorée, peut fragiliser la recevabilité de l'action engagée.
❌ Retarder l'enregistrement de l'échéance de prescription
Même provisoire, une date de prescription estimée doit être immédiatement enregistrée dans l'agenda du dossier plutôt qu'attendre une analyse juridique complète.
La checklist complète à suivre à l'ouverture
☐ Point de départ et délai de prescription évalués dès l'entretien
☐ Absence de conflit d'intérêts vérifiée
☐ Juridiction compétente identifiée
☐ Identité exacte de la partie adverse rassemblée
☐ Obligation de tentative amiable préalable vérifiée
☐ Pièces d'origine du litige collectées
☐ Correspondances avec la partie adverse rassemblées
☐ Éléments de préjudice chiffrés, même provisoirement
☐ Convention d'honoraires rédigée et signée
☐ Dossier numérique créé, échéance de prescription enregistrée
FAQ
Que faire si le client ignore la date exacte des faits ?
Reconstituez une fourchette la plus précise possible à partir des documents disponibles (factures, e-mails datés) et retenez, par prudence, l'hypothèse la plus défavorable pour le calcul du délai tant que la date exacte n'est pas confirmée.
Peut-on accepter un dossier dont le délai de prescription semble sur le point d'expirer ?
Oui, mais l'urgence doit être traitée en priorité absolue : vérification du délai en priorité, information claire au client sur les risques, et action engagée sans attendre la collecte de l'ensemble des pièces annexes.
Faut-il systématiquement envoyer une mise en demeure avant d'assigner ?
Ce n'est pas une obligation générale, mais c'est souvent une étape utile : elle formalise la réclamation, peut déclencher des intérêts de retard, et peut être exigée par certaines clauses contractuelles ou conditions de recevabilité selon le type de litige.
Comment vérifier rapidement la solvabilité de la partie adverse avant d'engager les frais de procédure ?
Quelques indices simples suffisent souvent à une première évaluation : statut de l'entreprise au registre du commerce, existence de procédures collectives connues, ou antécédents d'impayés déjà rapportés par le client. Cette évaluation reste indicative et n'exonère pas d'une analyse plus poussée si le montant en jeu le justifie.
Conclusion
L'ouverture d'un dossier de contentieux civil se joue souvent dans les toutes premières minutes de l'entretien : la question du délai de prescription doit être posée avant toute autre, car c'est elle qui conditionne la possibilité même d'agir. Une checklist suivie systématiquement, plutôt que reconstituée à chaque nouveau dossier, sécurise cette étape déterminante.
Sources : Titre XX du Code civil relatif à la prescription extinctive — legifrance.gouv.fr · article 750-1 du Code de procédure civile — legifrance.gouv.fr.