L'open space a gagné les cabinets d'avocats comme il a gagné le reste du monde du travail : moins cher au mètre carré, plus propice à la collaboration, plus lumineux. Mais un cabinet n'est pas une start-up comme une autre. Chaque conversation, chaque écran, chaque dossier posé sur un bureau peut contenir une information couverte par le secret professionnel. L'open space n'est pas incompatible avec ce secret — à condition d'y appliquer des règles précises.
Pourquoi l'open space est un vrai sujet de déontologie ?
Le secret professionnel de l'avocat, protégé par l'article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 et sanctionné pénalement par l'article 226-13 du Code pénal en cas de violation, ne fait aucune exception pour la configuration des locaux. Un client qui confie ses difficultés à son avocat doit pouvoir compter sur la même discrétion, que le cabinet dispose de bureaux fermés ou d'un plateau ouvert.
💡 Bon à savoir : Le secret professionnel s'impose à l'avocat mais aussi, par extension pratique, à l'ensemble des collaborateurs et du personnel du cabinet qui ont accès aux dossiers. Un open space mal organisé expose tout le cabinet, pas seulement l'avocat titulaire du dossier.
Les risques concrets d'un open space non maîtrisé sont connus de tous les cabinets qui y sont passés :
Risques visuels
Écran visible depuis le couloir, dossier ouvert sur le bureau au moment où un client passe, note manuscrite laissée en évidence.
Risques sonores
Appel téléphonique entendu par le poste voisin, discussion entre collaborateurs sur un dossier en cours, nom de client prononcé à voix haute.
Écrans et postes de travail : quels réflexes adopter ?
L'écran d'ordinateur est le point de fuite le plus fréquent en open space — plus encore que le papier, car on y pense moins.
- Verrouillage automatique court : configurez un verrouillage de session après une à deux minutes d'inactivité, pas dix.
- Orientation des postes : dans la mesure du possible, évitez d'orienter les écrans vers les zones de passage, l'accueil ou les salles de réunion vitrées.
- Filtres de confidentialité : un filtre polarisant sur l'écran limite la lecture à un angle direct, utile pour les postes proches des couloirs.
- Verrouillage manuel systématique : le réflexe « je me lève, je verrouille » doit devenir automatique, y compris pour deux minutes à la machine à café.
Ce qu'il ne faut jamais laisser affiché sans surveillance
✓ Une fiche client avec coordonnées complètes
✓ Une pièce de procédure identifiant les parties
✓ Un email en cours de rédaction citant un dossier
✓ Un agenda affichant les rendez-vous clients du jour
Dossiers papier et bureaux : ce qui doit rester rangé ?
Même dans un cabinet largement numérisé, le papier ne disparaît jamais totalement : pièces originales, notes manuscrites d'entretien, courriers reçus. En open space, ces documents sont visibles par toute personne qui passe — collègues d'un autre dossier, personnel d'entretien, prestataires de maintenance.
La règle du bureau dégagé
En fin de journée et lors de toute absence prolongée, le bureau ne doit comporter aucun document identifiable. Cette règle, simple à énoncer, demande une discipline collective pour être réellement respectée — elle mérite d'être rappelée régulièrement, pas seulement affichée une fois.
Pour les dossiers physiques encore en cours de traitement, un caisson verrouillable par poste ou une armoire à clé partagée pour les pièces les plus sensibles (mineurs, données de santé, informations financières précises) reste la solution la plus simple à mettre en œuvre sans changer l'agencement des locaux.
Appels et conversations : quand faut-il isoler la confidentialité ?
L'open space amplifie mécaniquement la portée sonore des échanges. Un appel client pris à son bureau peut être entendu par plusieurs postes voisins, surtout si le sujet — un conflit familial, un différend commercial, une mise en examen — appelle naturellement une baisse de voix qui n'est pas toujours au rendez-vous.
Appels sensibles → cabine ou salle dédiée
Dès qu'un appel implique de nommer des personnes, de détailler des faits ou de discuter d'une stratégie, privilégiez une salle fermée ou une cabine téléphonique si le cabinet en dispose.
Échanges entre collaborateurs → éviter le nom du client à voix haute
Un simple « le dossier de la rue Victor Hugo » plutôt que le nom complet du client limite l'identification par une oreille extérieure.
Visioconférences → attention à l'arrière-plan et au son ambiant
Un rendez-vous client en visio depuis l'open space expose autant l'image (écrans visibles derrière vous) que le son des conversations alentour.
Clients et visiteurs dans les locaux : quelles précautions ?
Un client ou un visiteur qui traverse l'open space pour rejoindre une salle de réunion voit — même brièvement — l'environnement de travail. Quelques précautions simples réduisent l'exposition :
- Prévoir un itinéraire clair entre l'accueil et les salles de réunion, en évitant de faire traverser les zones de travail les plus denses
- Ne jamais laisser un visiteur seul dans un espace où des dossiers ou écrans d'autres clients seraient visibles
- Réserver les échanges sensibles aux salles fermées, jamais à un coin de l'open space même à voix basse
- Former l'accueil à ne pas confirmer verbalement, devant d'autres personnes présentes, l'objet du rendez-vous d'un client
Checklist pour un open space conforme au secret professionnel
1. Écrans
Verrouillage automatique court configuré sur tous les postes, orientation des écrans vérifiée, filtres de confidentialité sur les postes exposés.
2. Papier
Règle du bureau dégagé appliquée chaque soir, caissons verrouillables disponibles, destruction sécurisée (broyeur) pour les brouillons.
3. Voix et appels
Salle fermée ou cabine disponible et connue de tous, réflexe de ne pas nommer les clients à voix haute, sensibilisation régulière de l'équipe.
4. Circulation des visiteurs
Parcours d'accueil défini, aucun visiteur laissé sans accompagnement à proximité de postes de travail actifs.
5. Accès numériques
Chaque collaborateur n'accède qu'aux dossiers dont il a la charge, avec une authentification individuelle — jamais de session partagée entre plusieurs personnes.
Sur ce dernier point, la contrepartie numérique de la vigilance physique est tout aussi importante : un cloisonnement clair des accès dans votre logiciel de gestion évite qu'un collaborateur ouvre par curiosité — ou par erreur de clic — un dossier qui n'est pas le sien, prolongeant en ligne les mêmes principes que ceux appliqués à l'open space physique. C'est le même raisonnement qui structure les bonnes pratiques d'authentification à deux facteurs en cabinet.
Questions fréquentes
Un cabinet en open space est-il moins conforme qu'un cabinet à bureaux fermés ?
Non, la configuration des locaux n'est pas en elle-même un critère de conformité. C'est l'organisation et les réflexes qui font la différence. Un open space bien géré protège mieux le secret professionnel qu'un cabinet à bureaux fermés où les dossiers papier s'accumulent sans discipline.
Faut-il équiper tous les postes de filtres de confidentialité ?
Ce n'est pas systématiquement nécessaire. Priorisez les postes visibles depuis les zones de passage, l'accueil ou les salles vitrées — les postes situés dans un angle protégé sont moins exposés.
Comment sensibiliser une équipe sans créer un climat de surveillance excessive ?
Présentez les règles comme une protection collective — celle du cabinet, de chaque collaborateur et des clients — plutôt que comme une contrainte individuelle. Des rappels ponctuels et concrets fonctionnent mieux qu'une charte figée jamais relue.
Les stagiaires et alternants doivent-ils recevoir une formation spécifique ?
Oui, systématiquement. Le secret professionnel n'est pas toujours un réflexe acquis en dehors du monde du droit. Un point dédié dès l'arrivée, avec des exemples concrets d'open space, évite les maladresses des premières semaines.
L'open space n'oblige pas à choisir entre collaboration et confidentialité. Il oblige simplement à formaliser des règles que des bureaux fermés rendaient parfois implicites — et à les faire vivre au quotidien, pas seulement lors de l'audit annuel.
Cloisonner vos accès numériques comme vos accès physiques
NetJuris permet de définir précisément qui accède à quel dossier, avec authentification individuelle et journal d'audit — le pendant numérique de vos règles d'open space.
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